こんにちは、中途採用支援サービス「HR forecaster」の編集部です。

採用活動を進める際、新しい求人票を作成しようとしても、業務や競合に対する理解が浅いために、現場にどの項目をヒアリングすべきか分からなかったり、ヒアリング後に専門用語が多くて記載に悩んだりすることはありませんか？
そのような課題を解決するために、HR forcasterの「ヒアリングノート」を活用してみてはいかがでしょうか。

具体的なターゲットイメージがわかない…

採用したいターゲットに関する現場へのヒアリングに苦手意識を持っている人事の方は、実はとても多くいらっしゃいます。
そもそも自分がやったことのない業務のため、業務に関する詳細をどのように聞きとりしていけばよいかわからない人が多いのが現状です。
採用を考えている現場の人にヒアリングをする際に「効率的にヒアリングができ、聞きたいことが網羅できるような便利なツールがあるといいな」という要望をかなえるのが、HR Forcasterの「ヒアリングノート」機能です。

HR Forcasterの「ヒアリングノート」の使用方法

まずは、無料で利用できる「HR forecaster」にログイン後、右上の「求人票を充実させる　ヒアリングノート」をクリックしましょう。

つぎに、採用したい職種の選択をしましょう。

最初の設定項目は、HR forcasterの「ターゲット設定機能」を利用する際と同様に、6つの項目を入力します。

これらを設定したら、「作成開始」を押しください。
なお、グレード、雇用形態、勤務地、オファー年収は実際に出てくるヒアリングノートの項目には直接、影響を与えないため、迷った場合はどれを選択しても問題ありません。

「ヒアリングノート」の項目

今回は、人事を採用したい場合についての「ヒアリングノート」を例に見ていきましょう。

聞いていただく内容のカテゴリは大きく分けて4つです。

・そもそものポジションの概要
・職務内容について
・就業環境について
・その他、補足事項があれば

まずは採用の背景を現場へ確認

まずひとつめの概要ですが、採用の背景について現場に確認する箇所になります。

・どういう理由で採用しているのか
・どういう理由で今回のポジションを採用することになったのか

という内容をここで入力します。

次に職種毎の職務内容のヒアリング

保存して次に進むと、職種に合わせた職務内容のヒアリングの項目がでてきます。
今回は人事職を選択しているので、人事職の職務内容に関するヒアリングの項目がでてきます。

たとえば、人事経験として「新卒」採用担当をメインで採用したいということであれば、具体的に文系・理系どちらがいいのか、どの職種の採用を任せる人がほしいかなどについて、現場の方と話す必要があります。
また、年間の採用人数なども確認しておくと後々スムーズに採用が進むことが多いです。
これらの項目は、実際に業務をやっていないとキーワードとしてなかなか出てこないのではないでしょうか。何もない状態で現場にひとずつ確認すると工数がかかりますが、ヒアリングノートを映写しながらヒアリングすることで、現場と共通認識をもって情報収集できるようになっています。
なお、かなり細かい項目もでてくるので、必要なものを選びながらヒアリングノートを埋めていくといいでしょう。

就業環境について

次に埋める項目が、「就業環境について」となります。
転職希望者の多くが特に気にするポイントである、社風・就業時間・夜勤の有無・休日勤務についてを確認できます。

ヌケモレのない情報収集を目的としているため、かなりの項目数となります。しかし、できるだけ入力することで候補者や転職希望者の気になるポイントをきちんと網羅し、疑問や不安を解消できる求人票作成のための情報収集が可能となっています。

最後に「その他」の「特記事項」

最後に特記事項を記入し「保存して結果を表示する」を押すと、「PDF出力する」ができるようになります。これを参考に求人票の作成や社内での共有が可能です。
また「全文コピーする」を押すとテキストでコピーできるため、求人票の雛形となる文言として使用も可能となっています。

求人票の充実＝ターゲットからの応募者増にも

よくあるのが、人事職の求人票に「中途採用業務支援」と一言だけ記載されている場合です。これだけの情報では、求職者が具体的な仕事内容を理解できず、「働くイメージがつかない」「自分に適しているか分からない」と感じてしまいます。この結果、有望な人材の応募が遠のく可能性があります。

そこで、業務内容を具体的に記載し、求職者が「自分がどのように活躍できるのか」を想像しやすい情報を盛り込むことが重要です。たとえば、日々の業務の詳細や、必要なスキル・経験、さらにはポジションのやりがいなどを明示すると効果的です。

「ヒアリングノート」ではこれらの問題をすべて解決！

分かりやすく具体的な充実した内容の求人票は、候補者の応募する動機やきっかけとなります。
採用する部署がどのような業務をしているのか分からない場合は、情報収集が必要です。そんなときに役立つのがHR Forcasterの「ヒアリングノート」です。これを使って、現場の仕事内容を的確に把握し、求人票に反映させるためのヒントを得ましょう！

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